PARBOABOA – Kwitansi adalah bukti transaksi keuangan yang sah saat melakukan transaksi dalam kegiatan ekonomi. Dokumen tersebut biasanya dipakai saat melakukan pembayaran dalam jumlah yang besar.
Fungsinya adalah sebagai bukti transaksi yang sah secara hukum. Ketika seseorang melakukan pembelian, penjualan, atau pembayaran, kwitansi menjadi bukti konkrit bahwa transaksi tersebut telah terjadi dan disepakati oleh pihak pembeli dan penjual.
Memiliki bukti fisik seperti kwitansi adalah langkah bijak untuk melindungi diri dari kesalahan atau perselisihan. Dalam kwitansi umumnya dijelaskan mengenasi barang dan jasa yang diperjual belikan, jumlah uang yang dibayarkan, dan tanda tangan sebagi bukti kesepakatan.
Agar tak keliru dalam memahaminya, berikut Parboaboa telah merangkum seputar pengertian kwitansi, lengkap dengan jenis, manfaat, cara penulisan, dan contohnya. Mari simak hingga akhir!
Pengertian Kwitansi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian kwitansi adalah dokumen yang menyatakan penerimaan uang. Ini menjadi bukti suatu pihak telah menerima sejumlah uang sebagai pembayaran atas suatu transaksi tertentu.
Sedangkan dalam Kamus Istilah Akuntansi yang dikembangkan oleh Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, kwitansi merupakan sebuah dokumen tertulis yang mencatat penerimaan sesuatu dalam hal ini, barang yang telah diterima.
Berdasarkan penjelasan yang terdapat dalam keduanya, dapat diartikan bahwa pengertian kwitansi adalah bukti transaksi tertulis mengenai penerimaan uang atau barang. Hal ini menjadi pembeda antara kwitansi (receipt) dan faktur (invoice).
Kwitansi dikeluarkan setelah uang atau barang diterima, sementara faktur diterbitkan sebelum terjadi penerimaan uang atau barang.
Format Kwitansi
Sebelum membuat sebuah kwitansi, ada baiknya memahami terlebih dahulu seperti apa cara mengisi kwitansi yang baik dan benar. Beberapa unsur penting yang terdapat dalam format penulisan kwitansi yang benar adalah sebagai berikut:
- Nomor kwitansi yang akan disesuaikan dengan nomor transaksi yang berlaku dalam perusahaan terkait.
- Nama pembeli yang melakukan pembayaran harus diidentifikasi dengan jelas.
- Jumlah nominal uang pembayaran harus dicatat dalam bentuk angka dan tulisan yang mengikuti tata bahasa yang baku.
- Jumlah uang yang tertera harus diucapkan dalam bentuk kalimat sesuai dengan aturan tata bahasa yang berlaku.
- Terdapat kolom yang menjelaskan tujuan diadakannya transaksi.
- Tempat dan tanggal transaksi harus dicantumkan dengan jelas pada dokumen.
- Ada kolom khusus yang diperuntukkan bagi tanda tangan, materai, dan cap yang menunjukkan persetujuan dari pihak pembeli dan penjual.
- Informasi mengenai produk atau layanan juga harus tercantum pada kwitansi.
- Sub-kwitansi sebagai lembaran kecil untuk pihak penjual sebagai bukti penerimaan pembayaran dan lembaran utama yang disimpan oleh pembeli sebagai tanda bukti pembayaran.
Jenis Kwitansi
Memahami tentang berbagai jenis kwitansi adalah salah satu hal yang wajib dipahami. Sejauh ini, teridentifikasi ada lima jenis kwitansi yang tersedia dengan mudah. Berikut adalah kelima jenis kwitansi yang dimaksud:
1. Kwitansi Transaksi Produk
Kwitansi transaksi produk adalah dokumen yang mencatat detail pembelian barang oleh konsumen. Kwitansi ini berfungsi sebagai bukti pembelian yang sah dan memberikan informasi penting tentang transaksi tersebut.
Informasi yang tercantum meliputi nomor seri barang, jenis barang, alamat pelanggan, dan harga barang yang terkait.
2. Kwitansi Bukti Pembayaran
Kwitansi bukti pembayaran merupakan dokumen penting yang digunakan sebagai bukti penerimaan pembayaran, baik dalam bentuk angsuran maupun pengembalian dana.
Dalam hal ini, kegunaan kwitansi adalah untuk memberikan bukti konkret bahwa pembayaran telah diterima oleh pihak yang berwenang.
3. Kwitansi Transfer Uang
Kwitansi transfer uang adalah dokumen yang sering digunakan oleh lembaga perbankan untuk mencatat dan memberikan informasi detail tentang transfer uang antara rekening.
Kwitansi ini mencakup beberapa informasi penting yang membantu dalam melacak, memverifikasi, dan mendokumentasikan transaksi transfer tersebut.
4. Kwitansi Cash Receipt
Kwitansi cash receipt adalah jenis kwitansi yang sering digunakan dalam lingkungan kerja untuk mencatat arus kas masuk dan keluar.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti keuangan yang dapat direview atau dijadikan referensi di masa mendatang. Dalam kwitansi cash receipt, terdapat informasi penting yang perlu dicantumkan untuk keperluan pencatatan dan dokumentasi yang akurat.
5. Kwitansi Serah Terima Uang
Jenis kwitansi ini sangat umum digunakan dan mencatat dengan rinci jumlah uang yang telah dikirim kepada individu, lembaga, atau perusahaan tertentu.
Kwitansi ini berfungsi sebagai bukti konkret yang mengindikasikan bahwa pembayaran uang telah berhasil diserahkan kepada penerima yang dituju.
Fungsi Kwitansi
Secara umum, fungsi kwitansi adalah tidak hanya terbatas pada transaksi antara konsumen dan penyedia layanan atau produk, melainkan juga digunakan dalam transaksi antar bisnis (business-to-business) sebagai catatan penjual dan transaksi di pasar saham.
Dalam berbagai konteks, kwitansi adalah dokumen yang berperan sebagai bukti konkret atau dokumentasi perpindahan aset, menjembatani kepercayaan dan kejelasan dalam transaksi keuangan dan komersial.
Dokumen ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang terlibat, termasuk eksternal seperti pelanggan, klien, vendor, supplier, dan otoritas pemerintah.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah beberapa fungsi kwitansi dalam transaksi keuangan, di antaranya:
1. Komunikasi dengan Pelanggan
Salah satu fungsi kwitansi adalah untuk mencatat dengan detail informasi pembelian, seperti produk yang dibeli, harga, pajak yang dikenakan, dan tanggal pembelian.
Lebih dari sekadar bukti transaksi, kwitansi atau kuitansi juga dapat digunakan untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pelanggan, seperti adanya diskon khusus untuk pembelian berikutnya.
2. Akutansi Internal
Kwitansi memiliki peran penting dalam akuntansi internal untuk memastikan akurasi catatan transaksi. Dokumen ini menjadi alat yang sangat berguna ketika muncul pertanyaan atau adanya ketidaksesuaian data.
Hal ini akan membantu staf akuntansi dalam merujuk dan mendukung laporan keuangan selama proses audit. Dalam konteks ini, kwitansi berfungsi sebagai bukti konkret yang menunjukkan bahwa transaksi keuangan telah terjadi dengan lengkap dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Layanan Purna Jual
Kwitansi diperlukan dalam layanan purnajual seperti pengembalian atau pertukaran barang yang cacat. Misalnya, kwitansi membuktikan pembelian dan memuat detail spesifikasi barang untuk proses tukar atau pengembalian.
Cara Menyusun Kwitansi Secara Tepat
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, membuat kuitansi atau kwitansi adalah langkah bijak yang menjadi bukti konkrit terjadinya suatu transaksi.
Dalam menyusun dokumen tanda terima, diperlukan serangkaian langkah yang harus diikuti secara cermat dan teratur, di antaranya:
- Teliti dalam memasukkan nomor kuitansi.
- Tuliskan nama lengkap penerima dan penyetor dengan akurat.
- Cantumkan detail produk atau layanan jasa secara tepat.
- Tanggal dan tempat pelaksanaan transaksi perlu dicatat dengan jelas.
- Masukkan total nominal uang pada kolom yang sesuai.
- Sediakan deskripsi pembayaran yang rinci, memudahkan pihak pembeli dalam bertransaksi.
- Yang menandatangani kwitansi adalah pihak penerima dan nantinya akan diserahkan kepada pembayar.
Pentingnya Kwitansi bagi Pembeli dan Penjual
Terdapat beberapa alasan utama mengapa kwitansi atau kuitansi menjadi hal yang penting bagi pembeli dan penjual, di antaranya:
Pembeli:
- Berfungsi sebagai bukti sah atas pembelian.
- Memudahkan proses klaim pajak dan potensi pengurangan biaya.
- Menjadi bukti transfer dana yang dilakukan.
- Penting untuk mengajukan garansi atau pengembalian produk.
- Digunakan sebagai dokumentasi perubahan atau modifikasi layanan jasa.
- Kadang-kadang digunakan sebagai bukti donasi amal.
Penjual:
- Berperan sebagai catatan resmi transaksi.
- Mempermudah pencatatan keuangan dan akuntansi.
- Merekam pendapatan dari penjualan produk atau layanan dengan akurat.
- Digunakan dalam urusan perpajakan, termasuk pengembalian pajak penjualan dan sejenisnya.
- Menjadi dokumen hukum yang mengikat antara pembeli dan penjual, memastikan transaksi berjalan lancar dan nyaman.
- Menjadi rujukan dalam kasus pembayaran bertahap bagi pembeli.
Contoh Kwitansi Pembayaran
Berdasarkan Jurnal Universitas Udayana, kwitansi adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa suatu pihak telah menerima sejumlah uang sebagai pembayaran atas suatu transaksi tertentu.
Berikut ini adalah beberapa contoh kwitansi pembayaran yang umum digunakan oleh masyarakat, di antaranya:
1. Kwitansi Pembayaran Sekolah
2. Kwitansi Jual Beli Tanah atau Rumah
3. Kwitansi Pembayaran Kendaraan
4. Kwitansi Pembayaran Sewa Tempat Tinggal
5. Kwitansi Gaji Bulanan
Itulah informasi seputar kwitansi, lengkap dengan pengertian, jenis, manfaat, cara penulisan, dan contohnya. Selamat membaca dan semoga bermanfaat.
Editor: Juni
